個人情報保護に関する法律に伴う事務局職員遵守事項

平成17年1月28日

☆安全管理措置、事務局職員・委託先の監督

○原則
事務所内における個人情報の取扱いは事務局長の指示に従うものとし、漏洩時の責任の所在はすべて事務局長にあるものとする。

○職員証の装着
事務局職員は事務所内において、職員証を常に携帯し、必要に応じて提示できなくてはならない。
※派遣社員は、事務局長が発行する証明書を常に携帯し、必要に応じて提示できなくてはならない。

○来訪者（会員を除く）への対応
事務局長の許可を得なければ、来訪者は事務所内に立ち入ることが出来ない。
また、許可を得た来訪者は事務所内において、事務局長が発行する入室許可証を常に提示していなくてはならない。

○紙／電子情報の取扱い
個人情報を含む可能性のある文書、若しくは電子情報は、作成者以外の許可なく第三者が閲覧できる状態で保管してはならない。
また、事務局長の許可を得なければ、外に持ち出すことができない。

○書類／電子記録媒体の廃棄
個人情報を含む可能性のある書類、若しくは電子記録媒体を廃棄する際は、作成者以外の第三者が情報の内容を確認できない状態にしなければならない。
外部の業者に廃棄を委託する場合は、確実に廃棄したことの証明書を受理しなければならない。

○クリア・スクリーン
パソコン使用者が利用を中断、若しくは終了する際、使用者の許可なく第三者が作業の内容を確認できる状態にしてはならない。

○委託先
ネットワーク管理を業者に委託する場合は、事務局長がその委託業務を管理するとともに、漏洩を禁じた契約書を取り交わさなければならない。

○備品の持ち出し
事務局長の許可を得なければ、事務所の備品を外に持ち出すことができない。
また、事務局長はその備品の返却を確認しなければならない。

☆第三者への情報提供

○情報提供
会長、情報委員長、及び事務局長が許可した機関・業者以外に、個人情報を含む可能性のある情報を提供してはならない。

☆開示

○問い合わせの際の情報開示
情報開示にあたっては、「本会照会に対する取扱い方針」を遵守しなければならない。

※以上にある“個人情報”とは、「日本外科学会プライバシーポリシー」内で規定されたものを指す。